Publicaties automatiseren: Laat je content naar alle channels 'flowen'

Alles is geschreven, goed gedaan! Nu moet het nog tot bij je lezers geraken. Webportaal, geïntegreerde hulpfunctie, geprinte handleiding, verzending via duivenpost? Aan jou de keuze voor welke channel het beste past bij je product en je gebruikers. Je kunt je publicaties automatiseren. 

Wie, wat, waar en hoe? 

Het start allemaal met een goede strategie: Wie, wat, waar, en hoe?

Eerst en vooral, je publiek: Wie gaat je content gebruiken? Moet iedereen dezelfde tekst te zien krijgen of wordt het beter opgesplitst volgens producttype of -versie, of kennisniveau (beginner of expert)? Check altijd bij je gebruikers om te zien wat ze precies nodig hebben.

Ten tweede, wat wil je publiceren? Gaat het om kleine hoofdstukken of hele turven van handleidingen? Wil je de gebruikers de content laten filteren zoals tijdens het online shoppen? Wil je hoofdstukken over installatie, gebruik en onderhoud allemaal in één document of splits je het liever in hapklare blokken?

Ten derde, waar wil je dat de gebruikers je content gebruiken? Die keuze zal grotendeels afhangen van hoe je gebruikers omgaan met je product. Dat kan met een geprinte PDF naast hen, of een digitale versie op een tablet of smartphone. Of misschien hebben ze liever een webportaal waar ze alles in kunnen terugvinden. Of alles tegelijkertijd.

Je keuze voor gepubliceerde content zal grotendeels afhangen van hoe je gebruikers omgaan met je product.

En ten slotte, hoe wil je dat het allemaal verschijnt? Natuurlijk met de bedrijfskleuren, maar er zijn meer opties om te bekijken. Wil je dat je content constant up-to-date wordt gehouden? En in hoeveel talen moet het allemaal beschikbaar zijn?

Het antwoord op al deze vragen vormt de basis van een goede contentstructuur die je kan integreren en dan automatiseren in je gekozen contentsysteem, zoals bijvoorbeeld GitHub of een CCMS.

De geautomatiseerde kers op de taart

Je antwoorden op de vragen hierboven vormen het recept voor je output: Een onderhoudshandleiding die digitaal beschikbaar is in het Frans waarmee een beginner meteen aan de slag kan. Of een gebruikershandleiding in het Engels die een expert op een tablet kan raadplegen.

Afhankelijk van je contentsysteem, kan je dit recept in regels gieten en je content met een druk op de knop automatisch laten publiceren naar je gekozen channels in de taal/talen naar keuze. Of je kan die druk op de knop delegeren aan het systeem. De software maakt dan om de zoveel tijd automatisch een publicatie en doet het doorstromen naar de gekozen channels.

Zit eens samen met je informatie-architect en kijk welke combinaties passen bij je content. Zo kunnen je schrijvers efficiënter vertalen en updaten, en raken je gebruikers sneller aan hun informatie.

Jouw publicaties automatiseren?

Een goed begin is het halve werk. Wil je weten hoe automatische publicaties je kunnen helpen? Neem eens een kijkje hoe wij eraan beginnnen.