De vorige keer hebben we het gehad over die automatisering waarmee je sneller kunt schrijven. Maar sneller is niet per se beter. Het is tijd om naar de kwaliteit van je content te kijken. Kunnen we die verbeteren met automatisering en AI?
Het reviewproces traceren
In een maatschappij die altijd maar meer wil - meer producten, meer content - is het cruciaal om toch te blijven controleren en verifiëren wat je gaat publiceren. Om die overvloed aan content onder controle te houden, vertrouwen veel bedrijven op formele review- en goedkeuringsworkflows. In veel gevallen gebruiken ze managementsystemen die gebruikers helpen om al die inhoud te organiseren en het schrijfproces te automatiseren. Het is een uitdaging om een document- of contentmanagementsysteem te vinden dat hiervoor nog geen ingebouwde processen heeft.
Met het IXIA CCMS bijvoorbeeld kun je je workflows en rollen tot in de puntjes configureren. Schrijvers worden automatisch toegewezen aan de documenten die ze maken. Ze kunnen iets ter controle doorsturen naar andere gebruikers, die automatisch een bericht ontvangen dat ze content moeten nakijken. Schrijven, beoordelen, goedkeuren - het wordt allemaal bijgehouden in het systeem zodat je kunt traceren wat wanneer gedaan is en door wie.
Als je geen contentmanagementsysteem gebruikt, kun je Power Automate of Python gebruiken om de nodige stappen voor je te automatiseren: documenten naar reviewers sturen, wijzigingen bijhouden, feedback van gebruikers verzamelen en statussen bijwerken.
Ook zelf je eigen teksten nakijken gaat beter
Een ingebouwd reviewproces is geweldig, maar hoe review je je eigen teksten, wat altijd al een uitdaging is geweest? Je kunt immers niet altijd op je eigen ogen vertrouwen of tijd vinden in de agenda van een collega om snel een peer review te doen.
Gelukkig heeft bijna elke applicatie tegenwoordig de volgende functies:
Voorspellende tekst
Controle op spelling, grammatica en interpunctie
Controles op consistentie in schrijfstijl, inclusief suggesties
Controles op duidelijkheid, beknoptheid en inclusiviteit
Controles op terminologie
Acroniemenlijsten en definities
Statistieken voor leesbaarheid, complexiteit, en meer
Reviews in Word en XML
In Word, bijvoorbeeld, kun je Editor om suggesties vragen of je spelling, grammatica en interpunctie laten corrigeren. De Editor geeft je ook stijlsuggesties of opties voor verfijning. Een tekst analyseren en verbeteren, zoals de tekst die je nu leest, duurt niet lang. Afhankelijk van de taal zijn de tools vaak heel betrouwbaar, hoewel nooit 100% (wat ergens ook geruststellend is).
Zoals je zou verwachten is AI erg geschikt voor dit soort toepassingen. De meeste schrijfassistenten bieden dan ook kwaliteitscontroles van je inhoud en sommige zijn voorgeprogrammeerd met relevante prompts. Je krijgt betere teksten met automatisering en AI.
Als je XML gebruikt, kun je Heretto's Etto vragen om wat je hebt geschreven te analyseren en eventuele problemen aan te geven. Op dezelfde manier kun je de AI Positron Assistant in oXygen vragen om grammatica- of leesbaarheidssuggesties te doen, zowel voor de topic waaraan je werkt als voor meerdere topics of maps (zie DITA). Vergeet alleen niet om altijd de suggestie na te kijken voor je die invoegt in je tekst.
Dus, betere teksten met automatisering en AI?
Ja en nee. Nee, want gelijke tred houden met de nieuwste ontwikkelingen is een fulltimebaan op zich. Workflows kunnen ook (te) complex zijn. Nieuwe tools inpassen - en ze aanpassen aan je behoeften - is een uitdaging en vaak tijdrovend. Maar tegelijkertijd, ja, toch wel, want met de integratie van AI komen er steeds nieuwe mogelijkheden om de kwaliteit van je content te verbeteren. Als je eenmaal de tool(s) hebt gevonden die voor jou werken, zul je efficiënter content van hogere kwaliteit produceren.
Automatisering kan je dus niet alleen helpen om sneller te schrijven, maar ook om beter te schrijven. Maar kan automatisering ook helpen om je content te laten voldoen aan de behoeften van je gebruikers? Houd deze blog in de gaten!