“We zouden dat graag met een filmpje documenteren, kan dat?”
"En of dat kan! We gaan daar bij Flow graag mee aan de slag."
De achterliggende reden is heel begrijpelijk: ‘droge’ instructies in documentatie zijn voor veel mensen moeilijk te verteren. Die instructies mogen dan inhoudelijk perfect zijn opgesteld, met relevante illustraties en screenshots, op een manier zijn ze voor sommigen toch minder aantrekkelijk of uitnodigend dan een – al dan niet flitsende – video met achtergrondmuziek.
TikTok, LinkedIn, Facebook, Instagram…
YouTube is al jaren één van de populairste videowebsites ter wereld. Ook op andere sociale media (TikTok, LinkedIn, Facebook, Instagram) vind je talloze instructievideo’s over elke bezigheid die je je maar kan inbeelden. Er is dus zeker potentieel voor een meer visuele en dynamische manier om informatie over te brengen.
Waarom gebruik je video’s?
Omdat geïnformeerde beslissingen waardevol zijn, is het nodig om te weten te komen wat het doel is van de video’s: de geschreven documentatie volledig vervangen, of eerder bepaalde aspecten van een materie op een alternatieve manier verduidelijken? Het antwoord op die vraag bepaalt mee de strategie en het opzet van een reeks instructievideo’s.
De voordelen voor de gebruiker zijn duidelijk
Maar voor die trein kan vertrekken moeten alle betrokkenen weten wat documenteren met video te bieden heeft. Instructievideo’s hebben zeker een aantal voordelen ten opzichte van uitgeschreven teksten met afbeeldingen:
Sneller: Een video neemt je als het ware bij de hand en vraagt minder concentratie van de kijker. Zeker wanneer de video’s beknopt zijn, en dus niet langer dan enkele minuten duren.
Duidelijker en eenduidiger: Bepaalde specifieke handelingen zijn moeilijk in woorden te vatten. Bewegend beeld helpt om dergelijke informatie beter over te brengen.
Begrijpelijker en inclusiever: Gespecialiseerde informatie wordt toegankelijker door te werken met specifieke videotools die toelaten om extra nadruk te leggen, in te zoomen, sneller of trager te tonen, enzovoort. Dit helpt ook mensen met bijvoorbeeld dyslexie of een taalachterstand om correct geïnformeerd te worden.
Toch enkele kanttekeningen
Tegelijk zijn er een aantal kanttekeningen die vooral op langere termijn van belang kunnen zijn bij technische teams die met video aan de slag (willen) gaan en de makers van de videodocumentatie:
Niet of moeilijk doorzoekbaar: Wanneer video effectief als alternatief wordt gebruikt moet je beseffen dat video op zich niet doorzoekbaar is. Het is mogelijk om navigatie en transcriptie toe te voegen die dit een stuk opvangen, maar dit kost extra tijd tijdens de productie.
Tijdsintensiever: Voor een gemiddelde instructievideo zit je al snel aan één of meerdere uren productietijd per minuut dat de video duurt. Een belangrijke factor daarbij is dat feedback verwerken logischerwijs langer duurt voor video dan voor uitgeschreven tekst. Je denkt ook beter op voorhand al na over mogelijke aanpassingen en vertalingen.
Moeilijker herbruikbaar: Waar slim hergebruik van tekst ingeburgerd is bij moderne documentatie(tools), is dit bij video een andere zaak. Voor elke ‘snippet’ moet zowel de voice-over als het beeld blijven kloppen.
Video’s en/in documentatie: onze conclusie
We zijn ervan overtuigd dat video als documentatietool zeker thuishoort in de gereedschapskist van iedereen die bezig is met informatie overbrengen, gebruikers helpen of kennis borgen. En net zoals je geen huis kan bouwen met een hamer alleen, komt het erop aan om ook hier slim te combineren. Geen zwart-wit verhaal dus, maar bijvoorbeeld een klassieke uitgeschreven handleiding met concepten, instructies en screenshots verrijken met een aantal goedgekozen video’s.
Beelden uit een videoreeks voor Vandersanden, die deel uitmaakt van de kennisborging van een werknemer. De video’s tonen de werkwijze op een praktische manier, als aanvulling op een uitgeschreven instructie.
